人类社会已经步入知识经济时代,在科学管理和信息革命的推动下,档案管理领域正在发生着一场深刻的革命。随着档案归档范围不断扩大、文件数量激剧增加和文件载体发生变化,档案管理的理论、技术和实践急需变革,以适应社会的档案信息需求。档案管理部门作为传统社会组织中主要信息管理和服务机构,如何利用飞速发展的信息处理技术,吸纳国内外信息管理的最新成果,建立高效的档案信息管理运作体系,是每一个档案工作者需要关心和研究的课题。

1       传统的档案管理特点

档案是社会组织和个人在社会活动中形成的作为原始记录保存起来以备考查的文字、图表、声像及其各种方式和载体的历史记录。传统的档案管理内容主要有档案库房设置、档案分类排架、各类检索工具(包括目录、索引、指南等)的编制、档案保护、档案的调查和档案利用等。传统的档案管理特点可以概括为:

1.1　手工操作为主

在档案管理实践中,长期以来,主要依靠手工操作。各单位的档案材料依靠人工的方式送到档案保管部门,档案员人工编制类目,分类存档,各种检索工具依靠手工编制,效率很低,费工费时。查询档案时,也是依靠人工编制的检索工具,人工查找,速度较慢。

1.2　归档范围窄

按照档案管理部门制订的“档案管理办法”进行档案管理时,各个应用领域所要求的归档范围普遍较窄。如国家教委颁布的《高等学校档案管理办法》中要求的教学文件材料归档范围要求“有代表性的实习报告”、“典型的毕业论文”存档,而不是全部的学生实习报告、毕业论文。对教学基地建设材料、课程建设材料许多内容不在归档范围之列。

1.3　档案利用的主体少

档案利用的主体主要是领导干部,档案利用的形式主要是备查。一般群众较少查阅档案。

1.4　利用目的单一

档案查阅和利用的主要是证实某一件事,核验某一个数据,或者是查找上级的有关规定。由于传统的档案管理手段主要依靠手工操作,档案的入档范围主要是一些典型材料,档案文件以纸质材料为主,使得档案的入档、查阅、利用效率较低,在当前对各类档案信息需求越来越广、查阅利用要求越来越高的今天,这种手工操作方式已不堪重负。

2　档案管理面临的挑战

由于科技革命浪潮的冲击,人们生活节奏不断加快,信息需求的扩大使得传统的档案管理面临巨大挑战。

2.1　档案数量的激剧增加

社会生产从过去的粗放型向集约型转变,管理从经验型向科学管理转变。过去的归档材料多是一些计划、实施、检查、总结类的材料和各级单位的红头文件。在科学管理条件下,社会组织都有一套严格的决策、管理的方法和工作程序,各项活动依靠严格的工作体系和科学数据支撑。在经营和管理中,不断产生各项报表、分析和决策文件材料,需要归档的文件材料数量大增。

2.2　档案的调阅时间要求更高

查阅的面广、量大在市场经济的条件下,竞争无处不在。在日益激烈的竞争环境中,人们对信息的需求提高,对信息中反映出各种变化需要及时作出反映。决策的时间越来越短,使得对为决策提供档案信息服务的时间要求更短。在科学管理中,其决策影响因素很多,有国家的政策、法令,有社会群体需求调查材料,有竞争对手的数据,还有单位内部的职工、设备、资金等信息、已在运行中的项目完成情况,这些档案材料必须一并提交给档案查阅人使用。档案查阅人获得所需要的全部档案材料,才有可能进行全面分析,作出正确决策。

2.3　电子文件的使用

增添了档案管理的对象随着电子计算机技术突飞猛进的发展,微型计算机的机能得到极大提高,价格大大降低。微机已经走向每个办公室,甚至众多的家庭。今天文件材料已经很少用手写,大多使用微机输入、处理、打印或送报,各种文件材料已经形成打印纸质文件和机内电子文件并存的局面。如何有效地使用和管理这些电子文件,减少输出纸质文件对资金和资源的消耗,成为现代档案管理面对的紧迫课题。

2.4　计算机网络的普遍建立和广泛使用

促使档案管理模式的变革由于局域网和广域网的普及,政府、学校、企事业单位的计算机实现联网,单位内各部门通过局域网互联,实现软硬件资源的共享,各种电子信息可以网络中方便、快捷地传输。据中国互联网权威机构调查,2001年元月我国上网用户已经突破2000万。政府部门正在推行政府上网。银行、邮电、民航、铁路、公安等各行各业逐步实现计算机网络管理。各种档案信息和及时新闻通过网络为社会和公众服务。这种信息服务的方式与传统的档案调阅和利用相比,手段、方式已发生革命性的变化。档案调阅使用现代信息技术,用户可以自主地查找自己所需信息,信息的查找、浏览、打印十分方便。如何管好网上档案信息,充分地为更大范围内的各类用户服务,有许多档案学科理论上、技术上、实践中的课题需要研究解决。

3　档案管理的信息化改革与对策

由于传统的档案管理对象少、服务面窄,不能适应知识经济时代对大量的综合系统信息管理需要,档案管理理念和操作手段需要进一步拓展,档案管理必须加强信息化改革,并使之转变为信息管理的内容之一。

3.1　信息管理的概念

信息管理是在人类社会发展到现代社会才提出的。信息是指人们关心的事情的消息或知识。信息管理就是对信息进行有效的传输、存储、加工、利用、保护,发挥信息应有的效能,为人们认识世界和改造世界服务。信息的范围比档案大,档案是一种固化的信息,是人们活动的历史记录,对人们即将进行的活动有借鉴价值。信息管理包涵了档案管理。凡是对人们有意义的信息都属于信息管理的范围,档案是对人们活动有特殊意义的一类信息源,当然属于信息管理的范畴。当前,在社会生活中大量的信息不断产生,从法律、法规、规章制度、计划总结,到一次活动的记录,都具有信息价值,需要管理,而这些已超出了传统的档案管理范围。在实践中,档案管理部门是传统的社会组织中最主要的信息管理机构,应当发挥信息管理的功能。

3.2　信息管理的技术优势

信息管理比档案管理具有更突出的档案信息管理和服务功能,其技术优势明显。

3.2.1信息管理依靠现代信息处理技术为支撑,以计算机和网络技术、通信技术、控制技术为其提供强大的技术支持和功能保障[3]。信息处理技术是现代社会的标志性技术,信息技术的使用和普及程度是一个国家综合国力的重要标志之一。档案管理必须紧跟信息处理技术潮流,运用最新技术和手段才能为组织活动提供强有力的信息支持。运用信息处理技术首先可以广泛地收集信息,实现信息资源共享。计算机网络利用先进的通讯设备和线路,将处于不同的地理位置,具有独立功能的多个计算机系统连接起来,并采用功能完善的网络软件,以实现网络中硬软件和数据库资源共享。第二,组织内部各单位之间,组织与社会环境之间可以通过网络,高效地交换信息,使用各类信息得到有效的开发和利用。通过网络,形成了跨地区跨行业的网络化格局,使信息交流向更广阔的空间发展。各单位之间可以利用电子邮件等多种形式传递公文,经过套红、加密等形成正式公文,收文单位可直接归档。由于文件存入磁盘,利用者可重复调出与原件相同的复制件,利用方便。第三,提高信息管理的可靠性。采用光盘技术存储文件,不会像纸质文件那样发生霉变、虫蛀,保存时间大大延长。采用冗余存储技术,可以在一个信息系统遭到破坏的情况下,另一个相同系统立即接替工作,可靠性得到很好保证。

3.2.2　信息管理始终围绕组织目标,为决策服务。

通过信息的管理和利用把组织中的各因素组织成为一个功能完善的高效率运行系统。信息管理不仅保证了档案发挥其凭证作用,记录组织活动中重大历史事迹,它的主要目标是直接为组织的决策和管理提供信息支持,为组织中各部门和成员之间的信息交流提供渠道。

3.2.3　信息管理的对象面大、量大,服务及时、周到信息管理不仅包含静态的档案信息,还包括大量的活动信息;不仅包括纸质档案,还包括多种多样的电子格式文件。利用计算机和网络,人们在进行信息的检索时,可以十分方便、快捷。例如,人们可以坐在任何一个办公室,甚至在家中,就可以通过电脑检索出自己需要的历史活动录相资料,通过鼠标的简单点击,即可命令网络系统实现多媒体信息的传输,很快就能观看到档案中的图像和声音信息。

3.2.4　信息管理者和信息使用者具有互动的交流关系，信息使用者可以为信息管理的运作提供有效的支持。信息使用者不仅仅使用信息资料,他本身的职务活动也不断产生信息资料,通过网络可以在信息管理者的授权范围内进行信息存储等信息管理操作,也就是说信息使用者也有信息管理的功能。信息管理者与信息使用者之间,以及管理者与管理者、使用者与使用者之间可以方便地进行信息交流,增进了解,求得共识,促进组织活动更加协调,信息系统更为完善。

3.2.5　信息管理能够具有向智能方向发展的潜力,能够支持决策和综合服务功能。信息管理不仅可以发挥信息的价值,方便人们之间的信息交流,甚至可以通过已有信息产生新信息,为组织决策提供多种可行方案。由于计算机和网络技术,以及人工智能的进一步发展,在信息管理领域,管理信息系统技术日益成熟,通过计算机利用已有信息,为人们的活动设计最优方案已经不是神话,而且在各行各业逐渐成为现实。信息技术为传统的档案管理提供强大的技术支持,档案管理在知识经济时代,逐步演变成为信息管理。必须加强改革,才能使档案管理适应这种变化。

3.3　改革措施

3.3.1　深入分析社会生活对档案等各类信息的需求,总结档案管理的经验,借鉴信息管理的理论,引进信息管理的技术,把档案管理纳入企事业单位的信息管理体系整体规划,加强档案管理的信息化和数字化工作。

3.3.2　加强档案原有专业人员培训,充实计算机信息管理等信息人才,提高档案管理队伍的信息管理水平。

3.3.3　抓住时机,适时完成企事业单位内部的局域网建设,添置必要硬件设备,组建信息管理中心。

3.3.4　运用现代信息技术,分步骤地在企事业单位内外部开通包括档案查询等全方位信息服务,加强管理的标准化工作,规范网络协作标准,统一使用计算机语言,建立完善的操作步骤和管理规范,逐步探索档案管理在知识经济条件下的运作体系。