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房地产档案管理

2017-08-29 08:42:32      点击:
      一、房产档案管理的意义
      房产档案是政府职能部门依照仲华人民共和国档案法》及相关法律规定,代表国家管理房地产在所有权及相关权利进行交易、登记、确权等管理活动中形成的,反映权利人房屋自然状况及土地使用状况,应当归档保存的各种载体的文件材料。这些文件材料是房产行政管理法定职责的体现物,能合法的证明权利人与房屋上地之间权利关系的原始凭证,具有法律凭证价值。从而成为房地产产权界定的有利存证,为实施产权管理和产权保护提供了可靠的法律保障。因此,做好房产档案工作对稳定社会,解决民事纠纷。明确产权具有现实意义,同时做好房产档案工作为领导决策、研究房产政策,搞好房产管理。
      二、房产档案管理的方法
      积极强化房产档案机制,增强服务意识,提升服务水平,创新举措,为民解难。建立档案人员岗位贵任理、保密等一系列规章制度,使管理工作有章可循。在日常的档案管理工作中,工作人员严格按制度办事,严把质量关,对不符合质量要求的案卷退回重新整理,直至验收合格;及时完成档案采集、整理、归档、上架工作,提高档案利用效率,实现查档资料立等可取;在优质服务上形成有人抓、有人管、有人帮的协作互助工作氛围。
    (一)数字化管理
      为了适应新形势的房产档案管理,切实保障权利人的合法权益,用数字化来进行管理,使房产档案的查询方式,从原来的工作人员进出库房查阅实物案卷转变到利用计算机直接查阅。工作效率、服务质量、准确性均得到了显著提高,查询人只要提供某一种信息,很快就能查到权利人情况、交易情况、面积、房产来源、完税情况、抵押情况、限制情况、交易情况等。通过地理信息系统定位查询某栋楼外观图像,还可以查询双方当事人办理时的影像等全部档案资料。
    《二)信息化建设
      进行历史档案数字化加工及综合管理系统开发工作,如在房产图文信息数据库中增设档案查阅登记,详细规定并公示查阅档案需提交的资料、流程等。内部调用档案时,工作人员根据授权直接通过房地产图文信息管理系统查询,根据所掌握的信息,可采用单向查询、模糊查询等多元化查询方式。外部人员查阅房产档案时,一律进行查阅登记,提交有关证明材料,注明查阅事由、内容、范围等信息,获得查档许可后,通过档案室的查档数据库系统查阅调用,查档人不直接接触原始档案,只能根据被授
权和范围查阅相关房产信息,这样可以延长房产原始档案的使用寿命,保证原始档案的完整性、准确性和安全性。
     房产档案信息化建设,使房产档案在利用方式上发生了根本变化,不需要利用实物,不受任何时间、空间的限制,根据权限的不同可进人档案管理系统查询所需要的信息,大大提高了档案资源的有效利用,利用途径也更加多样化。通过网上查询等方式,开辟档案业务的新渠道、新领域,将过去查询人上门查档的被动服务,变为主动提供服务,使房产档案管理和利用更加科学化。
    (三)网络制度
      应该完善档案网络管理制度建设,修订档案岗位责任制及档案管理岗位制度,如阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使利用工作有章可循。同时,要确保不泄密及文件的完好无损。各类档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善。
   三、房地产档案的收集与整理
房地产档案的收集、整理实行“谁办理谁立卷,随时办结随时整理归档”的原则。即按照各地房地产管理部门的内部分工,各部门在工作中形成的已经办理完毕的应归档材料,由该部门负责收集、整理、立卷之后,定期移交给本单位档案综合管理部门
归档。
   (一)归档的方法
    1、分类。按照“一案一卷或数卷”的原则,将不同案由的文件材料分成不同的案卷,每办理一宗案(如进行一次产权登记、办理一次代管或托管等)所形成的材料立一个卷。
    2、去钉取齐。
    3、卷内文件排列。
    4、编制档号。归档的每一份文件材料都要在首页的上方空白处加盖“档号章”。
    5、填写卷内文件目录。房地产档案的卷内文件目录分固定式与非固定式两种。
    6、填写档案袋封面项目和封底备考表。
    7、装袋人盒。
    8,填写档案盒封面和脊背项目。
    (二)房地产档案文件排列的原则
    1、结论性材料在前,依据性材料在后。
    2、审批材料在前,申报材料在后。
    3、外文材料,译文在前,原文附后。
    4、其他在办案过程中形成的材料,按内容的孟要程度或时间先后排列。
    四、房地产档案的保管与利用
    (一)创造提供必要的条件
    各房地产档案保管部门要有适应工作需要的档案用房,要配备档案箱柜和温湿度调控设备和其他必要的设备;档案库房要符合防火、防盗、防潮、防尘、防光、防霉、防高温、防虫鼠等要求,为档案的安全保管和提供利用创造必要的条件。
    (二)确保档案安全
    认真做好档案库房管理工作,坚持做好库房的温湿度记录,定期进行库房的安全检查,注意调节和控制库房的温湿度,确保档案的安全。
    (三)修补档案
    档案人员要爱护档案,发现档案有破损、虫蛀、褪色等现象时,要及时报告主管领导,并采取修补、复制等措施进行抢救。
    (四)用时要审批
    各级房地产档案管理部门保存的档案均属未开放档案,除本机关工作人员在业务中利用外,其他利用者如要查阅本人或其亲属以外的档案材料,须履行一定的审批手续。