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浅谈档案信息化管理存在的问题及解决对策

2017-09-06 21:31:04      点击:
     档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平,重新 思考档案管理的新情况、新原则与新理论,确立网络环境中档案管理与 档案服务的基本框架与基本方法,实现档案信息的社会化服务。档案信 息化包括以下几层基本涵义: 
1)档案信息化的基本推动力量是信息技术在档案管理工作中的广 泛运用。 
2)档案信息化建设的阶段性目标是提高档案工作现代化水平和 确立网络环境中档案管理与服务的基本框架。 
3)在档案信息化建设过程 中必须重视重新思考档案管理的原则、理论与方法。由于信息技术在档 案管理的运用,新的档案管理理论与方法、原则等不断涌现,提出了一系 列档案学基本理论从未遇到的新问题。 
4)档案信息化建设的最终目标是 实现档案信息的社会化服务。人类推进信息化进程的理想目标是建立良 好信息基础实施的前提下,实现信息的公开(特别是政府信息的公开)与 信息利用中的社会公平。
1 档案信息化管理存在的问题 
1.1 思想观念滞后的问题。习惯于传统的手工工作,对档案信息化的重 要性认识不足;认为实现档案信息化是遥远的事,可有可无;在目前应用 水平不高的情况下,使用微机是高投入、低产出,得不偿失;有的对实现 档案信息化能提高工作效率还持怀疑态度。因此,要加快实现档案信息 化,就必须走出这些思想观念上的误区。 
1.2 人员素质问题。由于档案工作信息化技术性强,要求专业技术人员 必须掌握档案业务的信息技术。我们的档案专业干部中很大一部分工作 者还不能既熟悉档案业务又熟练掌握计算机、掌握信息技术。因此,提高 全行业干部素质是当务之急。 
1.3 信息化资金投入问题。档案信息化需要大量的资金投入。目前在投 入方面远不到位,与业务发展仍不相适应。如何解决好当前利益和长远 利益的关系,是摆在决策者面前的一大难题,虽然实现信息化是档案事 业的必然选择。 
2 解决档案信息化管理的对策 
2.1 切实转变观念,以信息学的基本理论改造我们的头脑并引导人们 对档案信息的认识,树立科学的档案信息观,从而为档案信息化营造相 宜的内外环境,重视发展和掌握信息化档案技术,不失时机地利用信息 技术武装自己,开拓新的业务领域,培养新的功能。我们必须充分认识档 案信息化是一个功在当代,利在千秋的庞大的系统工程。要增强紧迫感, 尽早地投入到这一跨世纪的宏伟工程中去。 
2.2 加强人员培训,注重复合型人才培养。档案事业的发展离不开高素 质的干部队伍。要加快实现信息化,需要加快培养造就一大批既懂档案 业务,又懂信息技术的复合型人才。“人才先行”是加快档案信息化进程 的前提的工作:第一,加强计算机专业技术人员的档案业务培训。档案信 息化是为档案业务服务的。作为计算机专业技术人员,对各种档案业务 的熟悉程度如何,决定着档案信息化软件开发和应用质量的高低。当计 算机应用发展到网络化和决策辅助阶段时,怎样使档案管理科学化、调 度有序化、传递信息规范化、提供检索快捷化、操作手段简单化,将取决 于程序开发者对档案业务的了解程度。第二,加强计算机等信息技术使 用者的素质培养。应该将业务培训和上岗考核结合起来,尽快造就一批 既懂档案业务,又懂技术信息的复合型人才。此外,还要提高计算机应用 管理者的管理水平,使每项规章制度落到实处,使各种设备运转良好。 
2.3 加强资金投入,搞好基础实施建设,保证必要的政策和资金支持。 尽快实现办公自动化和信息化,改变面貌,推动档案事业持续、快速、健 康发展。这几年来,我们档案系统的计算机应用,虽然花费了不少的力 气,但是许多人不懂得,也不去研究 “数据环境”这个重要问题,所以总是 跳不过“起步阶段”,基本上在应用数据库的环境中转来转去。所以档案 系统的计算机应用其使用功能和技术水平基本上大同小异。档案信息化建设的基础与核心和其他系统的信息化建设一样,也是数据集成。因此, 当前档案系统首要的任务就是改造以数据文件和应用数据库为主的、混 乱的、低档次的数据环境,建成主题数据库和信息检索系统这样高档次 的数据环境。 
2.4 档案信息标准化工作,既是当务之急又是长远之计。抓住了这个关 键问题,就会使长期困扰我们的档案处理工作与计算机应用找到正确的 切入点,从而更快更好地为计算机创造一个完美的数据环境。无论是决 策层的领导还是作业层的工作人员,都必须时时把档案信息标准化管理 工作落到实处。在决策层的领导,应具有较大的统一协调权力,按照系统 总体规划的原则指挥和控制,从而使一个档案系统的数据环境建有相当 大的权威性。在工作层的数据管理人员,要严格执行有关标准,协调数据 库和其他数据结构的开发、管理和监督他人实施数据环境的标准化、规 范化。使档案信息数据存储的冗余度最小而且具有最大的兼容性。目前, 在档案信息化这方面的工作还很不够。必须特别重视档案信息资源标准 化管理人员的任用,我们的档案信息数据环境才会从根本上改变目前不 良的状况。 
3 对档案信息化管理的几点建议 
3.1 有必要明确档案信息化的最终目的。在档案信息化的就是过程中, 一定要认准 “信息服务社会”的准则。所有档案的信息化工作,都是为了 能够将大量的档案数据进行有效的存储并且得到快捷的管理,最后能够 在一个良好的数据环境中很方便的提供查询和统计分析,从而能够为社 会的各项运作提供决策参考。 
3.2 增强档案信息化建设的紧迫感和责任感,建设一支适应档案信息 化发展的干部队伍。加强档案信息化建设,是一项重大而艰巨的任务。要 实现我们的奋斗目标,就必须进一步深刻认识到档案信息化建设的重要 性,认识到档案信息化建设对档案事业的假定推动作用,增强我们加快 档案信息化建设步伐的紧迫感和责任感,通过我们的努力,切实把档案 信息化建设工作抓实、抓紧、抓好。同时,要加强对各级层档案人员的档 案管理新技术、新方法和新信息等基础知识的普及和培训,更新档案干 部队伍的知识结构,提高档案工作者的信息化整体水平。还要转变观念, 在努力提高管理人员计算机和网络应用能力,积极接收计算机专业毕业 生的同时,还可广泛借助社会力量,从社会上聘请技术人才。总之,我们 需要通过多种途径满足信息化建设的人才需求。 
3.3 制定标准,统一数据和软件,为档案信息化建设奠定有利基础。档 案信息化建设必须要在统一规划的基础上,采取统一的数据格式、统一 的软件程序、统一的技术标准、统一的工作规程,才能建立起上下成线、 纵横成网、信息资源高度共享的档案信息化网络。为此,首先要坚持全局 的观念。其次尽快制定出既符合档案信息化规律,又适用于我国实际的 技术规范和标准,尽快推广应用符合档案部门业务工作实际的应用软 件。这样才能解决馆室之间、馆与馆之间信息的交流问题,才能实现档案 信息资源的互联互通,才能稳定推进我国档案信息化建设的进程。 
3.4 抓好档案信息化建设的基础性工作,尽快建立档案信息资源数据 库。档案业务工作信息化的前提是建立起资源配置合理、特色突出、利用 方便的档案信息数据库。把馆藏档案信息深入开发,广泛开展档案的文 件级著录标引并录入微机,实现档案由实体管理向信息管理转变。此外, 因档案具有保密性和机要性,除保证网络安全外,还要保证档案信息前 处理工作及外聘人员的安全问题。争取领导重视,逐步加大信息化基础 设施投入,以保证档案信息化建设的持续发展。